Письмо с подтверждением записи: что написать, шаблоны

Что должно быть в письме-подтверждении

Подтверждение записи отвечает на вопросы, которые возникнут у клиента в день визита, — в том порядке, в котором он их задаст. Сначала: подтверждено ли? Скажите это в первой строке. Затем что, когда и с кем: услуга, дата с днём недели, время, длительность, мастер, тренер или гид. Затем где: адрес, ссылка на карту и всё, чего карта не покажет, — парковка, какой вход, номер причала, место встречи.

Дальше деньги: итог, уже внесённый депозит, сколько осталось и как оплачивается. Номер брони, чтобы обе стороны могли её найти. Как перенести или отменить и до какого момента бесплатно. И, если это важно, что взять с собой или как подготовиться.

Всё остальное — история компании, другие услуги, подписка на рассылку — удлиняет письмо и прячет важные строки. Оставьте это для другого сообщения.

Темы писем, которые открывают

Тему письма клиент через две недели вводит в поиск по почте, поэтому в ней нужны название бизнеса, слово «подтверждено» и дата. Темы, которые работают:

«Подтверждено: стрижка у Елены, чт 14 ноября, 10:00 — [Бизнес]» · «Ваша бронь 4821 подтверждена — [Бизнес]» · «Ждём в субботу: морская прогулка из марины Лимассола, 09:30».

Избегайте «Спасибо за заказ» и «Обновление брони»: они ничего не говорят и похожи на спам. Отправляйте с адреса с названием бизнеса и проверьте, что ответ доходит до человека, — на подтверждения отвечают вопросами чаще, чем кажется.

Шаблон письма с подтверждением записи

Тема: Подтверждено: [услуга], [день, дата], [время] — [Бизнес]

[Имя], здравствуйте! Ваша запись подтверждена.

[Услуга], [длительность], мастер [имя] · [День, дата], [время] · [Адрес], [карта]. [Подсказка про парковку или вход.]

Итого: €[цена] · Депозит внесён: €[сумма] · Остальное — при визите · Номер: [номер].

Нужно перенести? Бесплатно изменить или отменить можно до [время, накануне]: [ссылка]. Позже депозит не возвращается.

[Как подготовиться — например: приходите, пожалуйста, с чистыми сухими волосами.]

До встречи в [день], [Бизнес] · [телефон]

Этот шаблон подходит салонам, барбершопам, массажу, репетиторам и мастерам. Для выезда к клиенту замените строку адреса на «[Мастер] приедет с [время] до [время]» и попросите, чтобы кто-то был дома.

Шаблоны для занятий, экскурсий и проката

Занятие или тренировка — Тема: Вы записаны: [занятие], [день], [время]. Текст: «[Имя], ваше место на [занятие] с [инструктор] в [день, дата], [время] подтверждено. [Адрес студии, карта.] Возьмите воду и полотенце; если это первое занятие, приходите за десять минут. На абонементе осталось [n] занятий. Не сможете прийти? Освободите место для листа ожидания до [время]: [ссылка]».

Экскурсия или морская прогулка — Тема: Подтверждено: [экскурсия], [дата], сбор в [время]. Текст: «[Имя], ваша [экскурсия] на [n] человек подтверждена. Сбор в [место, карта] в [время], отправляемся ровно в [время]. Возьмите шляпу, крем от солнца и купальник. Если погода будет опасной, мы напишем до [время] накануне и перенесём прогулку или вернём деньги. Номер [номер]».

Прокат машин, скутеров или снаряжения — Тема: Аренда [номер] подтверждена — выдача [дата]. Текст: «[Имя], [транспорт или предмет] забронирован с [дата, время] по [дата, время]. Выдача: [место]. Возьмите права, документ и карту для депозита €[сумма]. Верните с тем же уровнем топлива до [время]. Продлить или отменить: [ссылка]».

Для номера или виллы подходит та же схема: время заезда, как передаются ключи или код от двери, правила дома одной строкой и время выезда.

Заявка получена или бронь подтверждена

Если вы принимаете каждую бронь вручную — лодка с ограниченными местами, работа, которую нужно сначала оценить, аренда, зависящая от прав клиента, — первое письмо не должно говорить «подтверждено». Отправляйте два сообщения: сразу «Мы получили вашу заявку» — что заказано и когда вы ответите, — и «Ваша бронь подтверждена» только после того, как вы её приняли.

Когда эти два письма путают, появляются двойные брони и недовольные клиенты. Тот, кто прочитал «подтверждено», строит вокруг этого свой день; тот, кто прочитал «заявка получена», ждёт ответа — поэтому отвечайте за несколько часов, а не дней.

Как отправлять подтверждения автоматически

Подтверждение, о котором кто-то должен вспомнить, приходит поздно или не приходит вовсе. В Base оно — часть самой брони. Вы выбираете, как приходят записи: подтверждаются сразу или приходят заявками, которые вы принимаете. При мгновенной записи клиент получает «Ваша бронь подтверждена» в момент записи; при заявках — сначала «Мы получили вашу заявку», а подтверждение приходит, когда вы её примете.

Письмо уходит на языке клиента — английском, греческом или русском — с номером, датами, суммой и депозитом в любое время суток: подтверждение — это ответ, а не реклама, поэтому его не откладывают до утра. Текст можно переписать в настройках, WhatsApp добавляется после подключения номера бизнеса и одобрения шаблона, а клиент сразу после записи может добавить её в календарь телефона. Напоминания, переносы и отмены приходят так же, и клиенту не нужно звонить с вопросом «я записан?».

Частые вопросы

Как быстро должно прийти подтверждение? В течение минуты. Клиент, который записался и ничего не получил, записывается в другое место или звонит вам.

Клиент говорит, что письма с подтверждением не было, — что делать? Попросите проверить спам и «Промоакции», затем проверьте адрес: чаще всего это опечатка. Отправьте письмо ещё раз и исправьте адрес в карточке клиента.

Как клиенту отличить поддельное письмо о бронировании? Мошенники копируют известные сайты бронирования и просят «подтвердить карту». Настоящее подтверждение ведёт только на вашу страницу записи и никогда не просит данные карты по email — если вы берёте депозиты, напишите это прямо в шаблоне.

Нужно ли письмо с подтверждением отмены? Да. Когда бронь отменена — любой из сторон, — отправьте короткое сообщение: бронь отменена, возвращается ли депозит и как записаться снова.

Обычный текст или HTML? Чем проще, тем лучше. Большинство клиентов читают письмо в телефоне, и короткий текст с одной понятной ссылкой работает лучше, чем HTML-шаблон с картинками, которые не загрузились.