Email επιβεβαίωσης κράτησης: τι να γράφει, με πρότυπα

Τι πρέπει να γράφει το email επιβεβαίωσης

Η επιβεβαίωση κράτησης απαντά στις ερωτήσεις που θα έχει ο πελάτης τη μέρα του ραντεβού, με τη σειρά που θα τις κάνει. Πρώτα: επιβεβαιώθηκε; Πείτε το στην πρώτη γραμμή. Μετά τι, πότε και με ποιον: η υπηρεσία, η ημερομηνία με τη μέρα, η ώρα, η διάρκεια, ο κομμωτής, ο προπονητής ή ο ξεναγός. Μετά πού: η διεύθυνση, σύνδεσμος χάρτη και ό,τι δεν δείχνει ο χάρτης — στάθμευση, ποια είσοδος, αριθμός θέσης στη μαρίνα, σημείο συνάντησης.

Μετά τα χρήματα: το σύνολο, η προκαταβολή που πληρώθηκε, τι μένει και πώς πληρώνεται. Ο αριθμός κράτησης, για να τη βρίσκουν και οι δύο πλευρές. Πώς αλλάζει ή ακυρώνεται και μέχρι πότε δωρεάν. Και, αν έχει σημασία, τι να φέρει ή πώς να προετοιμαστεί.

Όλα τα άλλα — η ιστορία σας, άλλες υπηρεσίες, εγγραφή σε newsletter — μακραίνουν το email και κρύβουν τις σημαντικές γραμμές. Αφήστε τα για άλλο μήνυμα.

Θέματα email που ανοίγονται

Το θέμα είναι αυτό που ο πελάτης θα πληκτρολογήσει στην αναζήτηση του email του δύο εβδομάδες μετά, άρα χρειάζεται το όνομα της επιχείρησης, τη λέξη «επιβεβαιώθηκε» και την ημερομηνία. Θέματα που λειτουργούν:

«Επιβεβαιώθηκε: κούρεμα με την Έλενα, Πέμ 14 Νοε, 10:00 — [Επιχείρηση]» · «Η κράτησή σας 4821 επιβεβαιώθηκε — [Επιχείρηση]» · «Τα λέμε το Σάββατο: θαλάσσια εκδρομή από τη μαρίνα Λεμεσού, 09:30».

Αποφύγετε το «Ευχαριστούμε για την παραγγελία» και το «Ενημέρωση κράτησης»: δεν λένε τίποτα και μοιάζουν με spam. Στέλνετε από διεύθυνση με το όνομα της επιχείρησης και βεβαιωθείτε ότι η απάντηση φτάνει σε άνθρωπο — οι πελάτες απαντούν στις επιβεβαιώσεις με ερωτήσεις πιο συχνά απ’ όσο νομίζετε.

Πρότυπο email επιβεβαίωσης ραντεβού

Θέμα: Επιβεβαιώθηκε: [υπηρεσία], [μέρα, ημερομηνία], [ώρα] — [Επιχείρηση]

Γεια σας [Όνομα], η κράτησή σας επιβεβαιώθηκε.

[Υπηρεσία], [διάρκεια], με [μέλος προσωπικού] · [Μέρα, ημερομηνία] στις [ώρα] · [Διεύθυνση], [χάρτης]. [Οδηγία για στάθμευση ή είσοδο.]

Σύνολο: €[τιμή] · Προκαταβολή: €[ποσό] · Το υπόλοιπο πληρώνεται στην επίσκεψη · Αριθμός: [αριθμός].

Χρειάζεστε αλλαγή; Δωρεάν αλλαγή ή ακύρωση μέχρι [ώρα, την προηγούμενη μέρα]: [σύνδεσμος]. Μετά η προκαταβολή κρατείται.

[Πώς να προετοιμαστείτε — για παράδειγμα: ελάτε με καθαρά, στεγνά μαλλιά.]

Σας περιμένουμε την [μέρα], [Επιχείρηση] · [τηλέφωνο]

Αυτό το πρότυπο ταιριάζει σε κομμωτήρια, κουρεία, μασάζ, φροντιστές και τεχνικούς. Για επίσκεψη στο σπίτι του πελάτη, αντικαταστήστε τη γραμμή διεύθυνσης με «Ο [Τεχνικός] θα έρθει μεταξύ [ώρα] και [ώρα]» και ζητήστε να είναι κάποιος στο σπίτι.

Πρότυπα για μαθήματα, εκδρομές και ενοικιάσεις

Μάθημα ή προπόνηση — Θέμα: Είστε μέσα: [μάθημα], [μέρα], [ώρα]. Κείμενο: «[Όνομα], η θέση σας στο [μάθημα] με τον/την [εκπαιδευτή] την [μέρα, ημερομηνία] στις [ώρα] επιβεβαιώθηκε. [Διεύθυνση στούντιο, χάρτης.] Φέρτε νερό και πετσέτα· αν είναι το πρώτο σας μάθημα, ελάτε δέκα λεπτά νωρίτερα. Σας μένουν [n] συνεδρίες στο πακέτο. Δεν μπορείτε; Αφήστε τη θέση για τη λίστα αναμονής μέχρι [ώρα]: [σύνδεσμος]».

Εκδρομή ή θαλάσσια εκδρομή — Θέμα: Επιβεβαιώθηκε: [εκδρομή], [ημερομηνία], συνάντηση [ώρα]. Κείμενο: «[Όνομα], η [εκδρομή] για [n] άτομα επιβεβαιώθηκε. Συνάντηση στο [σημείο, χάρτης] στις [ώρα]· αναχωρούμε ακριβώς στις [ώρα]. Φέρτε καπέλο, αντηλιακό και μαγιό. Αν ο καιρός δεν είναι ασφαλής, θα σας γράψουμε μέχρι τις [ώρα] το προηγούμενο βράδυ και θα μεταφέρουμε ή θα επιστρέψουμε τα χρήματα. Αριθμός [αριθμός]».

Ενοικίαση αυτοκινήτου, σκούτερ ή εξοπλισμού — Θέμα: Η ενοικίαση [αριθμός] επιβεβαιώθηκε — παραλαβή [ημερομηνία]. Κείμενο: «[Όνομα], το [όχημα ή αντικείμενο] είναι κλεισμένο από [ημερομηνία, ώρα] έως [ημερομηνία, ώρα]. Παραλαβή: [τοποθεσία]. Φέρτε δίπλωμα, ταυτότητα και κάρτα για εγγύηση €[ποσό]. Επιστροφή με την ίδια στάθμη καυσίμου μέχρι [ώρα]. Παράταση ή ακύρωση: [σύνδεσμος]».

Για δωμάτιο ή βίλα η ίδια δομή λειτουργεί: ώρα άφιξης, πώς παραδίδονται τα κλειδιά ή ο κωδικός, κανόνες σπιτιού σε μία γραμμή και ώρα αναχώρησης.

Λάβαμε το αίτημα ή η κράτηση επιβεβαιώθηκε

Αν δέχεστε κάθε κράτηση χειροκίνητα — σκάφος με περιορισμένες θέσεις, δουλειά που θέλει πρώτα αυτοψία, ενοικίαση που εξαρτάται από το δίπλωμα του πελάτη — το πρώτο email δεν πρέπει να λέει «επιβεβαιώθηκε». Στείλτε δύο μηνύματα: αμέσως «Λάβαμε το αίτημά σας», με το τι ζητήθηκε και πότε θα απαντήσετε, και «Η κράτησή σας επιβεβαιώθηκε» μόνο αφού τη δεχτείτε.

Όταν μπερδεύονται τα δύο, έρχονται οι διπλές κρατήσεις και οι θυμωμένοι πελάτες. Όποιος διαβάσει «επιβεβαιώθηκε» οργανώνει τη μέρα του γύρω από αυτό· όποιος διαβάσει «λάβαμε το αίτημα» περιμένει απάντηση — γι’ αυτό απαντήστε μέσα σε λίγες ώρες, όχι μέρες.

Αυτόματη αποστολή επιβεβαιώσεων

Μια επιβεβαίωση που κάποιος πρέπει να θυμηθεί να στείλει φτάνει αργά ή καθόλου. Στο Base είναι μέρος της ίδιας της κράτησης. Επιλέγετε πώς έρχονται οι κρατήσεις: επιβεβαιώνονται αμέσως ή έρχονται ως αιτήματα που αποδέχεστε. Με άμεση κράτηση ο πελάτης παίρνει «Η κράτησή σας επιβεβαιώθηκε» τη στιγμή που κλείνει· με αιτήματα παίρνει πρώτα «Λάβαμε το αίτημά σας» και η επιβεβαίωση ακολουθεί όταν το αποδεχτείτε.

Το email φεύγει στη γλώσσα του πελάτη — αγγλικά, ελληνικά ή ρωσικά — με αριθμό, ημερομηνίες, σύνολο και προκαταβολή, οποιαδήποτε ώρα: η επιβεβαίωση είναι απάντηση, όχι διαφήμιση, οπότε δεν περιμένει το πρωί. Μπορείτε να ξαναγράψετε το κείμενο στις ρυθμίσεις, να προσθέσετε WhatsApp μόλις συνδέσετε τον αριθμό της επιχείρησης και εγκριθεί ένα πρότυπο, και ο πελάτης μπορεί να βάλει την κράτηση στο ημερολόγιο του κινητού του αμέσως μετά. Υπενθυμίσεις, αλλαγές και ακυρώσεις έρχονται με τον ίδιο τρόπο, ώστε ο πελάτης να μη χρειάζεται να τηλεφωνήσει για να ρωτήσει «είμαι κλεισμένος;».

Συχνές ερωτήσεις

Πόσο γρήγορα πρέπει να φτάνει η επιβεβαίωση; Μέσα σε ένα λεπτό. Ο πελάτης που κλείνει και δεν παίρνει τίποτα κλείνει αλλού ή σας τηλεφωνεί.

Ο πελάτης λέει ότι δεν πήρε email επιβεβαίωσης — τι κάνω; Ζητήστε να δει τα ανεπιθύμητα και τις προωθήσεις, μετά ελέγξτε τη διεύθυνση που έγραψε: τις περισσότερες φορές είναι τυπογραφικό λάθος. Στείλτε το ξανά και διορθώστε τη διεύθυνση στην καρτέλα του πελάτη.

Πώς ξεχωρίζει ο πελάτης ένα ψεύτικο email κράτησης; Οι απατεώνες αντιγράφουν γνωστές πλατφόρμες κρατήσεων και ζητούν «επιβεβαίωση κάρτας». Η πραγματική σας επιβεβαίωση οδηγεί μόνο στη δική σας σελίδα κρατήσεων και δεν ζητά ποτέ στοιχεία κάρτας με email — αν παίρνετε προκαταβολές, γράψτε το στο πρότυπο.

Χρειάζεται email επιβεβαίωσης ακύρωσης; Ναι. Όταν μια κράτηση ακυρώνεται, από όποια πλευρά, στείλτε ένα σύντομο μήνυμα: ακυρώθηκε, αν επιστρέφεται η προκαταβολή και πώς κλείνει κανείς ξανά.

Απλό κείμενο ή HTML; Όσο πιο απλό τόσο καλύτερα. Οι περισσότεροι διαβάζουν το email στο κινητό, και ένα σύντομο κείμενο με έναν καθαρό σύνδεσμο δουλεύει καλύτερα από ένα πρότυπο HTML με εικόνες που δεν φορτώνουν.