Шаблон сметы: как составить смету, которую примут

Что должно быть в смете

Клиент сравнивает сметы рядом, обычно на телефоне, и выигрывает та, что отвечает на все вопросы без звонка. В каждой смете нужны: название бизнеса, адрес, телефон и номер VAT, если вы зарегистрированы; имя клиента и адрес объекта; номер сметы, дата и срок действия цены; одно предложение о работе; строки — работа, материалы, выезд — с количеством и ценой; итог с отдельно показанным VAT; что не входит; когда можете начать и сколько займёт; условия оплаты; и как принять смету.

Последний пункт забывают чаще всего. «Ответьте, чтобы принять» — нормально, кнопка — лучше.

Бесплатный шаблон сметы

СМЕТА № [0001] · Дата: [дата] · Действительна до: [дата]

От: [Название], [адрес], [телефон], [email], VAT № [если есть]. Кому: [Имя клиента], [адрес объекта].

Работа: [Замена водонагревателя в основной ванной, демонтаж старого и проверка системы].

Строки: 1 × [водонагреватель 80 л, модель] — €[цена] · [3] часа работы по €[ставка] — €[сумма] · Фитинги и мелкие материалы — €[сумма] · Вывоз старого — €[сумма].

Промежуточный итог: €[сумма] · VAT [19 %]: €[сумма] · Итого: €[сумма].

Не входит: [плитка и ремонт стены после демонтажа]. Начало: [в течение 3 рабочих дней после принятия]; длительность [полдня]. Оплата: [депозит / по завершении], [переводом или картой].

Чтобы принять: [нажмите на ссылку / ответьте «принимаю»]. Вопросы: [имя, телефон].

Шаблоны смет для разных работ

Структура остаётся, меняются строки. Смета на сантехнику или кондиционеры перечисляет выезд, детали по моделям и часы работы. Смета на уборку считает визит — по часам или по комнатам — и говорит, как часто он повторяется. Обслуживание бассейна или сада — обычно цена в месяц и что входит в каждый визит. Смета на ремонт делит работу на этапы, у каждого своя цена и оплата, чтобы ни одна сторона не несла весь риск сразу.

В любом ремесле пишите строки словами клиента. «Заменить подтекающий кран под кухонной мойкой» — строку принимают; «Деталь 4417-B» — по ней звонят.

Как посчитать цену работ

Начинайте со своих затрат, а не с цены конкурента. Работа — это ожидаемые часы, умноженные на ставку, которая покрывает зарплату, машину, страховку, инструмент и часы, когда вы не зарабатываете: смету, дорогу, ожидание. Материалы — то, что вы платите, плюс наценка за закупку, доставку и гарантию. Добавьте выезд, если объект далеко, и минимальную стоимость, чтобы мелкие работы не были в убыток.

Потом посмотрите на итог глазами клиента. Если он удивляет вас, он удивит и клиента — разбейте его на более понятные строки, а не снижайте цену.

Смета, предварительная оценка или счёт?

Предварительная оценка — обоснованное предположение: «около €400, зависит от того, что найдём». Смета — фиксированная цена за описанную работу: пока работа такая, как описано, цена не меняется. Счёт выставляют после работы. Многие споры начинаются, когда клиент принимает оценку за смету, поэтому в первой строке пишите, что именно вы отправляете, а когда работа меняется — отправляйте новую смету, а не сюрприз в счёте.

Word, Excel или ссылка на смету?

Шаблон сметы в Word или Excel подходит, когда смет несколько в месяц. Когда их много, он перестаёт работать: версии путаются, цены из старых смет копируются по ошибке, и никто не помнит, кто что принял. Признаки, что таблица уже мала, простые — вы ищете смету в отправленных письмах, или клиент говорит «но вы же сказали €300».

Как напоминать о смете

Отправляйте смету в тот же день, когда посмотрели объект, — скорость выигрывает дешевле всего. Если ответа нет, через два-три дня напишите одно короткое сообщение: «Всё ли понятно в смете? Можем сдвинуть дату начала». Второе напоминание через неделю — последнее. Если клиент отказался, спросите, что решило: цена, сроки или что-то, что вы упустили. Эти ответы улучшат следующую смету сильнее любого шаблона.

От принятой сметы к назначенной работе

В Base смета уходит клиенту ссылкой. Он читает каждую строку на телефоне и сам принимает или отклоняет её, поэтому потом не бывает «я на это не соглашался» — решение и строки, которые он видел, сохраняются. Ссылка действует месяц, а после принятия вы назначаете визит в том же календаре выездных работ, где работа, адрес и согласованная цена уже заполнены.