Напоминание клиенту о записи: 25 шаблонов текста

Когда отправлять напоминание о записи

Вечер накануне подходит почти всем: клиент ещё может перестроить день, а освободившееся время ещё можно предложить другому. Для стрижки в 9 утра это примерно за 20 часов, для выдачи машины — утром накануне. Второе напоминание за час-два нужно только для ранних визитов, долгих поездок и первых посещений — больше двух сообщений превращается в шум.

Никогда не отправляйте напоминание ночью. Сообщение в 23:00 выглядит небрежно, и клиент, который увидит его утром, отреагирует хуже, чем тот, кто получил его в шесть вечера.

Что должно быть в каждом напоминании

Пять вещей в таком порядке: от кого, что забронировано, когда, где и как изменить. Название бизнеса — первым: сообщение с незнакомого номера игнорируют. Дату пишите днём недели — «завтра, в четверг», — а не только числом. Важнее всего ссылка на перенос: клиент, который может отменить в два касания, отменит, а не просто не придёт.

Для SMS держитесь около 160 символов. Всё, что длиннее, должно быть в письме-подтверждении записи, которое у клиента уже есть.

Шаблоны напоминаний для любого бизнеса

1. «[Имя], здравствуйте! Напоминаем о записи в [Бизнес] завтра, [день], в [время]. Нужно перенести? [ссылка]»

2. «[Имя], ждём вас завтра в [время] по адресу [адрес]. Парковка: [подсказка]. Перенести или отменить: [ссылка]»

3. «[Имя], вы записаны в [Бизнес] на [день], [время]. Подтвердите или измените запись: [ссылка]»

4. «[Имя], ваша [услуга] завтра в [время]. Бесплатно перенести можно до [время] сегодня, позже депозит не возвращается. Управление записью: [ссылка]»

5. «[Имя], напоминаем — ждём вас сегодня в [время]. Опаздываете? Позвоните: [телефон]»

Шаблоны для салонов, барбершопов и спа

6. «[Имя], [Мастер] ждёт вас на окрашивание завтра в [время]. Пожалуйста, приходите с сухими волосами. Перенос: [ссылка]»

7. «[Бизнес]: ваша стрижка у [Барбер] завтра в [время]. Не получается? Освободите кресло здесь: [ссылка]»

8. «[Имя], коррекция ресниц — [день], [время]. Пожалуйста, без туши. Перенести: [ссылка]»

9. «[Имя], ваш массаж 60 минут в [Бизнес] завтра в [время]. Приходите за 10 минут, чтобы спокойно подготовиться. Перенос: [ссылка]»

Напоминания для занятий, экскурсий и морских прогулок

10. «Ждём вас на [Занятие] завтра в [время], [Студия]. Возьмите воду и полотенце. Не сможете? Освободите место для листа ожидания: [ссылка]»

11. «[Имя], тренировка с [Тренер] завтра в [время], [место]. На абонементе осталось [n] занятий. Перенос: [ссылка]»

12. «Добро пожаловать в [Студия]! Первое занятие завтра в [время]. Приходите за 10 минут, мы всё покажем. Как добраться: [ссылка]»

13. «[Имя], ваша [экскурсия] начинается завтра в [время]. Место встречи: [место, карта]. Возьмите шляпу, воду и крем от солнца. Изменения: [ссылка]»

14. «[Бизнес]: морская прогулка завтра, посадка в [время], [марина, причал]. Выходим, если позволит погода, — если нет, напишем до [время]»

15. «[Имя], завтра дайвинг: встречаемся в [время] в [центр]. Возьмите купальник, полотенце и сертификат. Перенос: [ссылка]»

Напоминания для проката, мастеров и репетиторов

16. «[Имя], машина будет готова к выдаче завтра в [время], [место]. Возьмите права и карту для депозита. Подробнее: [ссылка]»

17. «Напоминаем: аренду нужно вернуть сегодня в [время], [место]. Пожалуйста, с тем же уровнем топлива. Нужно продлить? [ссылка]»

18. «Скутеры забронированы на завтра, [время]. У каждого водителя должны быть права, шлемы входят в стоимость. Перенос: [ссылка]»

19. «[Имя], [предмет] можно забрать завтра с [время]. Возьмите документ. Вернуть до [день, время]. Подробнее: [ссылка]»

20. «[Имя], [Мастер] из [Бизнес] приедет завтра с [время] до [время]: [работа]. Пожалуйста, будьте дома. Перенос: [ссылка]»

21. «[Имя], уборка назначена на [день], [время]. Оставьте ключи или код доступа, как договаривались. Перенос: [ссылка]»

22. «[Мастер] уже в пути и будет примерно через [n] минут»

23. «[Имя], урок математики у [Ученик] завтра в [время]. Пожалуйста, возьмите домашнее задание. Перенос: [ссылка]»

24. «Урок начинается завтра в [время]. Подключиться: [ссылка на видео]. Перенести или отменить: [ссылка]»

25. «[Имя], завтрашний урок в [время] — последний в вашем пакете. Записаться на следующий блок: [ссылка]»

SMS, email или WhatsApp: какой канал выбрать

SMS-напоминания читают за минуты, но каждое сообщение стоит денег, и деталей в него не поместить. Email бесплатный и вмещает адрес, правила и ссылку на перенос, но его читают позже, а иногда он попадает в спам. На Кипре большинство клиентов живут в WhatsApp, поэтому его они действительно видят — бизнес-аккаунт отправляет напоминания по одобренным шаблонам, так что текст один раз согласуется с Meta.

Разумный вариант по умолчанию: email всем и WhatsApp тем, кто оставил номер. Не отправляйте одно и то же напоминание сразу в три канала.

Подтвердить или отменить: напоминание, которое освобождает время

Лучшие напоминания просят действия. Ссылка, по которой клиент подтверждает или отменяет визит, превращает молчание в информацию: подтверждённые записи, на которые можно рассчитывать, отмены, которые можно заполнить из листа ожидания, и короткий список тех, кто не сделал ни того ни другого, — им и стоит позвонить.

Как автоматизировать напоминания о записи

Напоминание, о котором кто-то должен помнить, — не система. В Base напоминание уходит по email, а после подключения вашего номера — и в WhatsApp, по умолчанию вечером накануне, на языке клиента и никогда ночью. Клиент подтверждает или отменяет визит по ссылке, и изменение сразу видно в календаре. Текст вы пишете один раз, время отправки — это настройка, а не привычка. Подробнее о том, как сократить неявки с помощью депозитов, правил и листа ожидания, — в отдельном гайде.