Μια τιμή είναι υπόσχεση που δόθηκε σε μια στιγμή. Αλλάξτε τον κατάλογο τον Απρίλιο και η κράτηση του Μαρτίου πρέπει ακόμη να λέει αυτό που άκουσε ο πελάτης, αλλιώς κάθε κουβέντα γίνεται καβγάς για το ποια εκδοχή ίσχυε. Το ίδιο ισχύει για τα έξτρα που υποσχεθήκατε και για την προκαταβολή που πήρατε: είναι μέρος της συμφωνίας και ανήκουν στην κράτηση, όχι στην ανάμνηση κάποιου γι αυτήν.
Η τιμή που λέγεται από μνήμης και η τιμή στο τιμολόγιο είναι δύο διαφορετικοί αριθμοί, και τη διαφορά τη βρίσκουν στο ταμείο.
Την εμπορική μορφή μιας κράτησης: τι κοστίζει ανά διάρκεια ή περίοδο, τι μπορεί να προστεθεί και τι παίρνετε μπροστά. Ταιριάζει σε ωριαίες, ημερήσιες και εβδομαδιαίες τιμές, σε τιμή ανά νύχτα, σε τιμή ανά άτομο για μαθήματα και αναχωρήσεις, σε εποχικές διαφορές, και στα έξτρα που πράγματι έχει μια επιχείρηση: κράνη, καθίσματα, κούνιες, εξοπλισμό, μεταφορές.
Δεν είναι σύστημα πληρωμών, πάροχος καρτών, εργαλείο τιμολόγησης ή λογιστικό πακέτο. Η Base δεν χρεώνει, δεν επιστρέφει, δεν κρατά κεφάλαια και δεν υπολογίζει φόρους για εσάς. Ο πελάτης πληρώνει την επιχείρηση όπως πάντα· εδώ βρίσκεται η καταγραφή του τι συμφωνήθηκε.
Τρεις συνηθισμένες καταστάσεις που γίνονται διαφωνίες επειδή το ποσό μετακινήθηκε εκ των υστέρων.
Οι τιμές ανεβαίνουν τον Ιούνιο και μια κράτηση του Μαρτίου ξαφνικά κοστολογείται αλλιώς στον πάγκο. Όποιο κι αν είναι το αποτέλεσμα, η επιχείρηση φαίνεται απρόσεκτη. Το συμφωνημένο ποσό πρέπει να παγώνει πάνω στην κράτηση στην επιβεβαίωση, ό,τι κι αν κάνει αργότερα ο κατάλογος.
Δύο κράνη, ένα παιδικό κάθισμα, μια κούνια: είναι μετρήσιμα πράγματα, όχι κουτάκια επιλογής. Όταν δεν αντιμετωπίζονται ως απόθεμα, υπόσχονται σε τρεις κρατήσεις ταυτόχρονα και ο τρίτος πελάτης απογοητεύεται το πιο γεμάτο πρωινό της σεζόν.
Μια προκαταβολή σε μετρητά το Σάββατο, που τη θυμούνται τη Δευτέρα και την αμφισβητούν την Παρασκευή. Η καταγραφή ότι έγινε — ποσό, ώρα, άνθρωπος — κοστίζει δευτερόλεπτα και κλείνει όλη την κουβέντα, παρόλο που τα χρήματα δεν άγγιξαν ποτέ την πλατφόρμα.
Τέσσερα βήματα, και το τέταρτο είναι αυτό που σας κρατά τίμιους.
Μια ώρα, μια ημέρα, τρεις ημέρες, μια εβδομάδα, μια νύχτα, μια θέση σε αναχώρηση. Βάλτε εποχές όπου η τιμή αλλάζει πραγματικά, αντί να εφευρίσκετε κλίμακες που δεν θα εξηγήσετε ποτέ σε πελάτη.
Κάθε έξτρα μετριέται, ανά μέγεθος όπου χρειάζεται, κρατιέται για την περίοδο της κράτησης και ελευθερώνεται όταν γυρίζει. Αυτό κάνει το «ναι, έχουμε παιδικό κάθισμα» γεγονός αντί για ελπίδα.
Προκαταβολή, προπληρωμή ή τίποτε: ό,τι κι αν είναι, γράψτε τον κανόνα εκεί όπου τον αποδέχεται ο πελάτης και όπου τον διαβάζει το προσωπικό στον πάγκο χωρίς να ρωτήσει.
Με την επιβεβαίωση, οι γραμμές τιμής, τα έξτρα και οι κανόνες είναι αυτά που συμφωνήθηκαν εκείνη τη στιγμή. Μεταγενέστερες αλλαγές στον κατάλογο δεν ξαναγράφουν την ιστορία, και εκεί είναι η διαφορά ανάμεσα σε καταγραφή και φήμη.
Τρεις εγγυήσεις, και οι τρεις αφορούν το παρελθόν που μένει ακίνητο.
Η τιμή σε μια επιβεβαιωμένη κράτηση είναι αυτή που άκουσε ο πελάτης. Μια νέα εποχή ή μια διορθωμένη τιμή ισχύουν για νέες κρατήσεις, και η παλιά κρατά ό,τι υποσχέθηκε.
Το μετρήσιμο απόθεμα κρατιέται για την ίδια περίοδο με την κράτηση, οπότε τα κράνη τελειώνουν στο ημερολόγιο και όχι στον πάγκο, με άρνηση που λέει τι έλειπε.
Πάρθηκε, πότε, από ποιον, και αν επιστράφηκε. Χρήματα δεν περνούν από τη Base, και η καταγραφή είναι αυτό που κάνει σύντομη τη σχετική κουβέντα.
Ένας καλοκαιρινός τιμοκατάλογος, και ένα Σάββατο που ξέμεινε από κράνη.
Ένας πελάτης έκλεισε τον Μάρτιο με τη χειμερινή τιμή και φτάνει τον Ιούλιο. Η κράτηση δείχνει τι συμφωνήθηκε και ο πάγκος το τηρεί χωρίς ψάξιμο σε email. Το αν θέλετε επιπλέον να εξηγήσετε τη νέα τιμή είναι επιλογή, όχι πανικός.
Τρεις κρατήσεις θέλουν μικρά κράνη το ίδιο πρωί και υπάρχουν δύο. Η τρίτη απορρίπτεται τη στιγμή της κράτησης, με τον λόγο, και προτείνεται άλλη ώρα ή άλλο αντικείμενο — αντί να το μάθει ο πελάτης όταν φτάσει.
Τα χρήματα έχουν δικά τους συστήματα και δικές τους υποχρεώσεις, και η ανάμειξή τους σε μια κράτηση δεν ωφελεί κανέναν.
Η Base δεν δέχεται κάρτες, δεν κρατά κεφάλαια, δεν επιστρέφει και δεν εκκαθαρίζει. Κρατά τι συμφωνήθηκε και τι κατέγραψε το προσωπικό σας ως γεγονός.
Τιμολόγια, αποδείξεις, ΦΠΑ και ό,τι ζητά ο λογιστής σας ανήκουν στα συστήματα που φτιάχτηκαν γι αυτά. Η κράτηση είναι είσοδος σε εκείνη τη δουλειά, όχι αντικατάστασή της.
Γράψτε τιμές για τις περιόδους που πράγματι πουλάτε και να είστε τίμιοι με τις εποχές αντί να τις εφευρίσκετε. Μετρήστε τα έξτρα σας — τον πραγματικό αριθμό κρανών στα πραγματικά μεγέθη — γιατί όλη η αξία εδώ κρέμεται από το να είναι σωστός ο αριθμός. Αποφασίστε τον κανόνα προκαταβολής και τον κανόνα ακύρωσης και γράψτε και τους δύο με τα λόγια που θα λέγατε σε πελάτη. Αποφασίστε ποιος επιτρέπεται να αλλάξει τιμή σε επιβεβαιωμένη κράτηση, γιατί αυτό είναι το δικαίωμα που μετράει περισσότερο. Μετά πάρτε πέντε πρόσφατες κρατήσεις και ελέγξτε ότι τα ποσά τους είναι αυτά που ειπώθηκαν πραγματικά.
Καταγράφει την εμπορική συμφωνία. Η είσπραξη είναι δική σας δουλειά.
Καμία κάρτα, κανένα πορτοφόλι, καμία πύλη, καμία επιστροφή. Αν σας πουν το αντίθετο, περιγράφουν άλλο προϊόν.
Τίποτε δεν ανεβάζει τις τιμές σας επειδή η ζήτηση φαίνεται καλή ούτε τις ρίχνει επειδή η εβδομάδα είναι ήσυχη. Οι τιμές αλλάζουν όταν τις αλλάζετε εσείς.
Βιβλία, τιμολόγια, δηλώσεις και συμφωνίες μένουν εκεί που είναι. Οι εξαγόμενες κρατήσεις είναι η είσοδος· τη λογιστική την κάνουν άνθρωποι και εργαλεία που έχουν το δικαίωμα.
Την καταγράφετε στην κράτηση. Το Base δεν παίρνει ούτε κρατά χρήματα, οπότε η προκαταβολή κράτησης καταχωρείται ως γεγονός: το ποσό, πότε πάρθηκε, ποιος την πήρε και αν επιστράφηκε. Για την εγγύηση ενοικίασης, η ίδια καταγραφή μένει στην ενοικίαση μέχρι να επιστραφεί το αντικείμενο. Τα χρήματα τα παίρνετε όπως ήδη κάνετε, και η κράτηση δείχνει τι συμφωνήθηκε αν κάποιος ρωτήσει αργότερα.
Κρατούν ό,τι συμφωνήθηκε. Η νέα τιμή ισχύει για νέες κρατήσεις, ώστε κανείς να μην ακούει ένα ποσό και να χρεώνεται άλλο.
Ναι. Μετριούνται, ανά μέγεθος όπου χρειάζεται, και κρατιούνται για την περίοδο της κράτησης, οπότε δεν υπόσχονται σε δύο πελάτες μαζί.
Όχι. Η προκαταβολή καταγράφεται ως γεγονός: ποσό, ώρα, ποιος την πήρε, και αν επιστράφηκε. Τα χρήματα κινούνται στη δική σας διαδικασία.
Ναι, μαζί με διαφορετικές τιμές για ώρες, ημέρες, εβδομάδες ή νύχτες, ώστε ο κατάλογος να ταιριάζει με το πώς πουλάτε.
Όχι. Οι κρατήσεις εξάγονται σε ό,τι χρησιμοποιείτε για τιμολόγηση και λογιστική, εκεί όπου ανήκει αυτή η δουλειά.
Επόμενο βήμα
Η εγγραφή χρειάζεται μόνο ένα email. Το μοντέλο λειτουργίας, οι υπηρεσίες και οι πόροι ρυθμίζονται μετά, μέσα στον πίνακα.